Un système de gestion pour les entrepreneurs en CVAC, plomberie et électricité
Les appels arrivent par téléphone, la répartition se fait sur un tableau blanc et les bons de travail reviennent froissés le vendredi. Socle met l’appel, la visite et la facture dans un seul système, avec l’écran du technicien sur son téléphone.
Ce que ce système règle
- Le répartiteur ne sait pas où en sont les techniciens sans les appeler un par un.
- Les bons de travail papier arrivent au bureau en retard, quand ils arrivent.
- Les photos de l’installation restent dans le téléphone personnel du technicien.
- Personne ne retrouve le numéro de série de l’appareil installé chez le client il y a trois ans.
- Les visites d’entretien prévues au contrat sont oubliées jusqu’à ce que le client appelle.
- Les pièces utilisées sur place ne sont pas toutes facturées.
Le chemin d’un appel de service dans Socle
Le bureau et le terrain voient la même information, au même moment.
Appel
Le bon de travail est créé dans la fiche du client, avec l’appareil concerné et son historique.
Répartition
Le répartiteur place la visite dans l’horaire du bon technicien. Elle apparaît tout de suite sur son téléphone.
Visite
Le technicien voit l’adresse, suit la liste de contrôle prévue, prend ses photos et note les pièces utilisées.
Signature
Le client signe sur le téléphone. La visite passe à « À facturer », sans attendre que le papier revienne au bureau.
Facture
Elle reprend les heures et les pièces de la visite, puis part vers Acomba ou QuickBooks par exportation.
Les contrats d’entretien se planifient tout seuls
Pour chaque contrat, vous indiquez les appareils couverts et la fréquence des visites. Trois semaines avant chaque visite, le système crée le bon de travail et le place dans la file du répartiteur. Une liste vous montre aussi les contrats qui arrivent à échéance dans les deux prochains mois, pour les renouveler à temps.
L’historique de chaque appareil
Chaque appareil installé chez un client a sa fiche, avec la marque, le modèle, le numéro de série, la date d’installation et la fin de la garantie. Toutes les visites faites sur cet appareil y sont rattachées. En CVAC, la fiche peut aussi indiquer le réfrigérant.
Ce que le bureau voit en arrivant le matin
Le tableau du jour montre ce qui demande votre attention.
Exemple fictif.
Les modules pour les entrepreneurs de service
Interventions sur le téléphone du technicien, équipements chez vos clients et contrats d’entretien. Ils s’ajoutent à la base qui est dans chaque système, avec les clients, les soumissions et factures, les bons de travail, la planification et les documents. Les feuilles de temps et le suivi des paiements s’ajoutent au besoin.
On garde seulement ceux qui vous servent, avec vos types d’appels, vos listes de contrôle et votre vocabulaire.
Pourquoi pas un logiciel américain?
Les logiciels de répartition les plus connus se paient par technicien, chaque mois, et sont pensés pour le marché américain. Socle se paie par entreprise, fonctionne en français et garde vos données au Québec, sur un serveur à votre nom.
Les questions des entrepreneurs
Mes techniciens doivent-ils installer une application?
Non. L’écran du technicien s’ouvre dans le navigateur de son téléphone, comme un site. On peut ajouter un raccourci sur l’écran d’accueil.
Est-ce que je paie pour chaque technicien?
Non. Le forfait est le même pour toute l’entreprise, peu importe le nombre de techniciens ou d’employés au bureau.
Est-ce que ça remplace Acomba ou QuickBooks?
Non. Votre comptabilité reste où elle est. Socle exporte les factures vers votre logiciel comptable.
Est-ce que je peux reprendre ma liste de clients et d’appareils?
Oui. On reprend vos chiffriers au départ, pour que chaque client et chaque appareil soient déjà dans le système le premier jour.
Combien de temps avant que ce soit en service?
Environ deux semaines pour le Plan directeur, puis six à huit semaines de réalisation. La date est fixée dans le Plan directeur.
Une consultation gratuite de 20 minutes, sans engagement.
Choisissez un moment dans le calendrier. Vous recevez une confirmation par courriel avec l’invitation.
- 1Vous m’expliquez ce qui roule sur chiffrier.
Je n’ai pas de présentation à vous faire. - 2Je vous montre deux écrans proches de votre situation.
Vous voyez à quoi ressemblerait votre système. - 3On décide ensemble s’il y a une suite.
Si Socle ne vous convient pas, je vous le dis.
Le calendrier se charge…
Appeler le 579 366-5321